Sasma: Vom kleinen Großhändler zum Marktführer
In den letzten 23 Jahren hat sich Sasma von einem kleinen Großhändler für unverpackten Alkohol zu einem Marktführer entwickelt. Das niederländische Familienunternehmen beschäftigt heute 21 Mitarbeiter und ist in fast jedem Land tätig. „Wir beliefern Kunden in verschiedenen Branchen, darunter die Getränkeindustrie, Elektronik, Medizin und Kosmetik“, sagt Logistikmanager Pim Schouten. „Unsere Kunden sind in erster Linie Großhändler, Abfüller und Destillerien. Wir arbeiten mit Lieferanten aus Ländern wie Brasilien, Kolumbien, Pakistan und Polen zusammen. Von unserem Büro in Zoetermeer aus verwalten wir alle Aspekte, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass unsere internationalen Handelsgeschäfte reibungslos und pünktlich ablaufen. Die Logistikabteilung sowie die Händler für Einkauf und Verkauf sind hier ansässig, während die physische Auftragsabwicklung in unserem Lager in Antwerpen erfolgt.“
Professionalität durch Schulungen betonen
Sasma hat ein signifikantes Wachstum erlebt, insbesondere in den letzten fünf Jahren, in denen sich die Zahl der Mitarbeiter verdoppelt hat. Schouten stellt fest: „Diese Expansion erfordert eine stärkere Professionalisierung und strukturierte Abläufe. Es ist entscheidend, dass die Mitarbeiter ihre Aufgaben und die Gründe für spezifische Prozesse verstehen. Der Umgang mit verbrauchsteuerpflichtigen Waren und Gefahrstoffen ist nicht trivial; Fehler können schwerwiegende Folgen haben.“
Um dem zu begegnen, hat Sasma vor fünf Jahren Schulungen für seine Logistikmitarbeiter initiiert. Seit diesem Jahr sind firmeninterne Schulungen von evofenedex für alle Mitarbeiter verpflichtend. Alle zwei Jahre nehmen die Mitarbeiter an Schulungen teil, die Themen wie ICC Incoterms® 2020, Akkreditive (L/C), Ursprung, Zolldokumente, verbrauchsteuerpflichtige Waren und Gefahrgüter abdecken. Schouten betont die Bedeutung der regelmäßigen Auffrischung des Wissens, um Selbstgefälligkeit zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wachsam und informiert bleiben.
Maßgeschneiderte Schulungen für unterschiedliche Rollen
In Anerkennung der unterschiedlichen Bedürfnisse verschiedener Abteilungen organisiert Sasma separate Schulungstage für Logistikmitarbeiter und andere Mitarbeiter. Dieser Ansatz ermöglicht eine eingehendere Auseinandersetzung mit Themen, die für die jeweiligen Verantwortungsbereiche relevant sind. Die Entscheidung, bestimmte Schulungen für alle Mitarbeiter verpflichtend zu machen, steht auch im Einklang mit Sasmas Zertifizierungen, einschließlich ISO, die eine regelmäßige (Wieder-)Schulung der Mitarbeiter erfordern.
Für diejenigen, die mit Gefahrgütern umgehen, sind diese Schulungen besonders wichtig. Jede Schulung wiederholt grundlegende Prinzipien, wie ordnungsgemäße Handhabungsverfahren sowie die zugehörige Dokumentation und Vorschriften. Schouten ist der Ansicht, dass die Förderung eines tieferen Verständnisses dieser Themen vorteilhafter ist als das bloße Befolgen von Verfahren ohne Verständnis.
Fehlerreduzierung und Effizienzsteigerung
Die Schulungsprogramme haben zu einer spürbaren Verringerung der Fehlerquote geführt, was sowohl Zeit als auch Kosten spart. Schouten erklärt: „Selbst ein kleiner Fehler in der Dokumentation für eine Gefahrgutsendung kann zu Verzögerungen und Kosten führen, wie etwa einer Gebühr von tausend Dollar, wenn die Sendung im Hafen festgehalten wird. Die Minimierung von Fehlern ist auch im Umgang mit Akkreditiven unerlässlich. Fehler in diesem Bereich können erhebliche Probleme verursachen. Dank der Schulung bereitet unsere für L/Cs zuständige Kollegin diese nun präzise und zeitnah vor, was die Bankakzeptanz sicherstellt und Verzögerungen beim Versand verhindert.“
Bewusstsein in allen Abteilungen schärfen
Schouten ist überzeugt, dass alle Mitarbeiter, auch die im Vertrieb, davon profitieren, den gesamten Prozess zu verstehen. „Beim Verkauf eines Produkts ist es wichtig, über Grundkenntnisse des Dokumentationsprozesses zu verfügen. Die Vertriebsmitarbeiter sollten beispielsweise prüfen, ob der Kunde eine Importlizenz besitzt. Andernfalls erhalten wir möglicherweise Aufträge, die wir nicht erfüllen können. Es geht um das Bewusstsein – zu wissen, worauf man achten muss. Ich sage meinem Team oft: ‚Ihre Arbeit macht mehr Spaß, wenn Sie verstehen, was Sie tun und warum es wichtig ist.‘“
Obwohl einige Mitarbeiter der Teilnahme an Pflichtschulungen anfangs skeptisch gegenüberstehen mögen, beobachtet Schouten, dass sie die Sitzungen im Nachhinein oft als wertvoll empfinden. „Sie sagen vielleicht: ‚Das weiß ich schon‘, aber nach der Schulung merken sie, dass sie neue Perspektiven und Erkenntnisse gewonnen haben. Wissen kann mit der Zeit verblassen, daher sind regelmäßige Schulungen unerlässlich.“
Verbesserte Leistung und Kundenbetreuung
Letztendlich haben die Schulungsprogramme die Mitarbeiter von Sasma effizienter gemacht. Schouten stellt fest, dass die Mitarbeiter neben der Reduzierung von Fehlern 10 bis 20 % schneller arbeiten und besser in der Lage sind, Dokumente zu erstellen. Die Schulung versetzt sie auch in die Lage, Kollegen und Kunden besser zu unterstützen, sodass Sasma den gesamten Prozess von Anfang bis Ende verwalten und einen umfassenden Service bieten kann.
Schouten schätzt es, dass evofenedex die Schulungen auf die spezifischen Bedürfnisse von Sasma zuschneidet. „Es ist in hohem Maße maßgeschneidert. Indem wir vorab unsere eigenen Fallbeispiele und Dokumentenmuster einreichen, geht die Schulung genau auf das ein, was wir tun. Hilfreich ist auch, dass oft dieselben Ausbilder die Sitzungen leiten, da sie mit unserem Unternehmen und unseren Produkten vertraut sind. Darüber hinaus können wir evofenedex bei Fragen konsultieren. Beispielsweise erstellt ein evofenedex-Unternehmensberater unsere Sicherheitsdatenblätter (MSDS), was Verzögerungen an den Grenzen verhindert und eine reibungslose Lieferung unserer Ethanol-Sendungen gewährleistet.“
Anpassung an lokale Gegebenheiten
Moon Nguyen, Koordinatorin für Logistik & Beschaffung bei Sasma, achtet nun bei der Vereinbarung von ICC Incoterms® 2020 stärker auf die lokalen Gegebenheiten. „Eine Beurteilung allein auf Basis von Kosten oder Risiken reicht nicht aus. Wir müssen auch geografische Herausforderungen am Ladeort und am Bestimmungsort berücksichtigen, um die am besten geeignete Incoterms®-Regel für verschiedene Aufträge zu bestimmen.“
Bewusstsein und praktisches Verständnis
Auf die Frage, ob die Schulungsthemen für Abteilungen wie den Vertrieb nützlich sind, antwortet Schouten mit einem klaren Ja.
„Meiner Meinung nach sollte man, wenn man etwas verkauft, auch über Grundkenntnisse des gesamten Dokumentationsprozesses verfügen. Es ist wichtig, dass der Vertrieb weiß, warum er prüfen muss, ob der Kunde eine Importlizenz hat. Andernfalls landet ein Auftrag auf meinem Schreibtisch, den wir nicht bearbeiten können. Es geht um das Bewusstsein – zu wissen, worauf man achten muss. Ich sage meinem Team oft: ‚Ihre Arbeit macht mehr Spaß, wenn Sie besser verstehen, was Sie tun und warum es wichtig ist.‘“
Nicht alle Mitarbeiter sind anfangs begeistert von den verpflichtenden Schulungen.
„Manchmal bekomme ich Antworten wie: ‚Das weiß ich alles schon.‘ Und nach der Schulung sagen sie Dinge wie: ‚Es hat mir nicht viel gebracht, es war ein bisschen langweilig.‘ Aber selbst wenn es unterbewusst geschieht, profitieren sie davon, weil sie anfangen, die Dinge anders zu betrachten und wissen, worauf sie achten müssen. Wissen verblasst mit der Zeit, weshalb regelmäßige Schulungen so wichtig sind.“
Praktische Auswirkungen: Weniger Fehler, mehr Geschwindigkeit
„Wir machen weniger Fehler bei der Vorbereitung von Aufträgen.“
– Moon Nguyen, Koordinatorin für Logistik & Beschaffung bei Sasma
Schouten stellt fest, dass die Schulungen die Mitarbeiter wesentlich effizienter gemacht haben.
„Zusätzlich zur Reduzierung von Fehlern arbeiten die Leute 10 bis 20 Prozent schneller. Sie werden geschickter bei der Erstellung von Dokumenten. Und durch die Schulung können sie Kollegen und Kunden besser unterstützen. Idealerweise kümmern wir uns für sie um alles von A bis Z, damit sie vollständig entlastet werden.“
Er schätzt, dass evofenedex hochgradig maßgeschneiderte Schulungen anbietet.
„Es ist sehr individuell zugeschnitten. Wir können vorab Fallstudien und Beispiele unserer Dokumente einsenden, sodass die Sitzungen direkt auf unsere Tätigkeit eingehen. Es hilft auch, dass oft dieselben Ausbilder wiederkommen – sie sind bereits mit unserem Unternehmen und unseren Produkten vertraut. Wir können uns auch mit Fragen an evofenedex wenden. Einer ihrer Unternehmensberater erstellt unsere Sicherheitsdatenblätter (MSDS), und ein Sicherheitsberater führt unser jährliches Audit durch, das für Unternehmen, die mit Gefahrgut handeln, obligatorisch ist.“
Lokale Gegebenheiten sind wichtig
Die Sasma-Kollegen Mitchell Stouthart (Vertrieb Afrika) und Moon Nguyen (Logistik & Beschaffung) nahmen beide am Gespräch teil, nachdem sie in den letzten Jahren mehrere Schulungen absolviert hatten.
„Die Incoterms®-Schulung hat mir besonders geholfen, die ICC Incoterms® 2020 bei Lieferungen nach Afrika korrekt anzuwenden“, sagt Stouthart.
„Die Zollverfahren variieren in den afrikanischen Ländern stark, und die Kunden erwarten klare Informationen darüber, wer wofür verantwortlich ist. Dank der Schulung verstehe ich jetzt besser, wie ich die Lieferbedingungen an die lokalen Gegebenheiten anpassen kann. Dies hilft, Verzögerungen an den Grenzen zu vermeiden und eine reibungslose Lieferung unserer Ethanol-Sendungen zu gewährleisten.“
Nguyen fügt hinzu: „Eine Beurteilung, die nur auf Kosten oder Risiken basiert, reicht nicht aus. Wir müssen auch geografische Herausforderungen sowohl am Ladeort als auch am Bestimmungsort berücksichtigen, um zu entscheiden, welche Incoterms®-Regel am besten passt. Zum Beispiel habe ich kürzlich in einem Vertrag empfohlen, Delivered at Place (DAP) anstelle von Ex Works (EXW) zu verwenden, da der Käufer keine Erfahrung mit lokalen Verlade- und Zollverfahren hatte – etwas, das ich früher vielleicht übersehen hätte. Manche Kunden kennen den Importprozess ihres eigenen Landes nicht. Das Angebot von DAP kann eine reibungslosere Abwicklung gewährleisten.“
Zusammenarbeit und Kundenorientierung
„Ich verstehe jetzt besser, wie ich die Lieferbedingungen auf die lokalen Gegebenheiten abstimme.“
– Mitchell Stouthart, Vertrieb Afrika bei Sasma
Sowohl Stouthart als auch Nguyen sind sich einig, dass die Schulungen die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert haben.
Nguyen: „Dank der Ursprungsschulung kann ich den Vertrieb besser hinsichtlich der genauesten Ursprungsinformationen für unsere Produkte beraten. Das ist für uns komplex, da wir mehrere Inhaltsstoffe importieren und in einem anderen Land herstellen.“
Stouthart: „Im Vertrieb arbeiten wir eng mit den Teams für Logistik und Exportdokumentation zusammen. Die Schulungen haben unsere Kommunikation mit den Kollegen verbessert und uns geholfen, vorauszusehen, was für den Versand und die Dokumente benötigt wird. Das stärkt unsere gemeinsame Schlagkraft, insbesondere in komplexen Märkten wie Afrika.“
Nguyen fügt hinzu: „Mit mehr Wissen über Handel und Logistik kann ich die Verantwortlichkeiten von Sasma und die Logistikprozesse besser identifizieren. Und wir machen weniger Fehler bei der Erstellung von Aufträgen.“
Stouthart fährt fort: „Es gibt auch mehr Sicherheit bei der Erstellung von Angeboten. Kunden in Afrika erwarten oft, dass wir alles erledigen, während die Verantwortlichkeiten je nach verwendeter Incoterms®-Regel unterschiedlich sein können. Die Zollschulung hilft uns, dies professionell zu erklären und rechtlich zu begründen, was Streitigkeiten und überraschende Kosten für die Kunden verhindert.“
Eine wertvolle Unterstützungslinie
Stouthart schätzt besonders die Möglichkeit, sich nach der Schulung an die Dozenten zu wenden.
„Wir hatten Nachkontakt wegen einer Sendung nach Kenia, bei der nicht klar war, wer für die Verzollungskosten verantwortlich ist. Wir erhielten eine schnelle, hilfreiche Antwort. Es fühlte sich wie eine wertvolle Unterstützung an – auch nach der Schulung.“
Abschließend: Schulungen führen zu Verständnis und Ergebnissen
Schouten schließt mit der Betonung, wie die Erfahrungen seiner Kollegen zeigen, dass die Schulungen zu einem besseren Verständnis führen.
„Wie bereits erwähnt, machen sie weniger oder gar keine Fehler. Sie sind auch besser in der Lage, Kollegen und Kunden zu unterstützen. Darum geht es hier. Und indirekt spart es Zeit und Geld.“
