Sasma: De pequeño mayorista a líder del mercado
En los últimos 23 años, Sasma ha pasado de ser un pequeño mayorista de alcohol a granel a convertirse en un líder del mercado. Esta empresa familiar neerlandesa cuenta ahora con 21 empleados y opera en casi todos los países. “Suministramos a clientes de diversos sectores, como el de bebidas, electrónica, médico y cosmética”, afirma Pim Schouten, director de logística. “Nuestros clientes son principalmente mayoristas, embotelladores y destilerías. Colaboramos con proveedores de países como Brasil, Colombia, Pakistán y Polonia. Desde nuestra oficina en Zoetermeer, gestionamos todos los aspectos necesarios para garantizar que nuestras transacciones comerciales internacionales se desarrollen sin contratiempos y a tiempo. El departamento de logística y los operadores que se encargan de las compras y ventas tienen su sede aquí, mientras que el procesamiento físico de los pedidos se realiza en nuestro almacén de Amberes”.
Fomento de la profesionalidad a través de la formación
Sasma ha experimentado un crecimiento significativo, especialmente en los últimos cinco años, durante los cuales el número de empleados se ha duplicado. Schouten señala: “Esta expansión requiere una mayor profesionalidad y procedimientos estructurados. Es fundamental que los empleados comprendan sus tareas y las razones que subyacen a procesos específicos. Trabajar con productos sujetos a impuestos especiales y materiales peligrosos no es algo trivial; los errores pueden tener consecuencias graves”.
Para abordar esta cuestión, Sasma inició la formación de su personal de logística hace cinco años. A partir de este año, las sesiones de formación interna impartidas por evofenedex han pasado a ser obligatorias para todos los empleados. Cada dos años, los miembros del personal participan en formaciones que cubren temas como los ICC Incoterms® 2020, cartas de crédito (L/C), origen, documentos aduaneros, productos sujetos a impuestos especiales y materiales peligrosos. Schouten subraya la importancia de refrescar los conocimientos con regularidad para evitar el exceso de confianza y garantizar que los empleados se mantengan vigilantes e informados.
Formación a medida para diversas funciones
Reconociendo las variadas necesidades de los distintos departamentos, Sasma organiza jornadas de formación independientes para el personal de logística y para el resto de los empleados. Este enfoque permite profundizar más en los temas relevantes para las responsabilidades de cada grupo. La decisión de hacer obligatorias ciertas sesiones de formación para todos los empleados también se alinea con las certificaciones de Sasma, incluida la ISO, que requieren una formación (y reciclaje) regular del personal.
Para quienes manipulan materiales peligrosos, estas sesiones de formación son especialmente críticas. En cada sesión se revisan los principios fundamentales, como los procedimientos de manipulación adecuados y la documentación y normativa asociadas. Schouten cree que fomentar una comprensión más profunda de estos temas es más beneficioso que limitarse a seguir procedimientos sin comprenderlos.
Reducción de errores y mejora de la eficiencia
Los programas de formación han propiciado una disminución notable de los errores, lo que supone un ahorro tanto de tiempo como de costes. Schouten explica: “Incluso un error menor en la documentación de un envío de materiales peligrosos puede provocar retrasos y gastos, como una tasa de mil dólares si el envío se retiene en el puerto. Minimizar los errores también es esencial cuando se trata de cartas de crédito. Los fallos en esta área pueden causar problemas importantes. Gracias a la formación, nuestro compañero responsable de las L/C ahora las prepara de forma precisa y rápida, garantizando la aceptación bancaria y evitando retrasos en los envíos”.
Sensibilización en todos los departamentos
Schouten cree que todos los empleados, incluidos los de ventas, se benefician de comprender todo el proceso. “Al vender un producto, es importante tener conocimientos básicos del proceso de documentación. El personal de ventas debe verificar si el cliente tiene una licencia de importación, por ejemplo. De lo contrario, podríamos recibir pedidos que no podemos cumplir. Se trata de concienciación: saber a qué prestar atención. A menudo le digo a mi equipo: ‘Su trabajo se vuelve más agradable cuando entienden lo que están haciendo y por qué es importante’”.
Aunque algunos empleados pueden mostrarse reacios al principio a participar en la formación obligatoria, Schouten observa que a menudo valoran las sesiones a posteriori. “Pueden decir: ‘Esto ya lo sé’, pero después de la formación, se dan cuenta de que han adquirido nuevas perspectivas y conocimientos. El conocimiento puede desvanecerse con el tiempo, por lo que la formación regular es esencial”.
Mejora del rendimiento y del servicio al cliente
En última instancia, los programas de formación han hecho que los empleados de Sasma sean más eficientes. Schouten señala que, además de reducir los errores, el personal trabaja entre un 10 y un 20 % más rápido y es más hábil en la preparación de documentos. La formación también les permite apoyar mejor a sus compañeros y clientes, lo que permite a Sasma gestionar todo el proceso de principio a fin, proporcionando un servicio integral.
Schouten valora que evofenedex adapte la formación a las necesidades específicas de Sasma. “Está muy personalizada. Al proporcionar nuestros propios casos y ejemplos de documentos de antemano, la formación aborda exactamente lo que hacemos. También es útil que a menudo sean los mismos instructores quienes dirijan las sesiones, ya que están familiarizados con nuestra empresa y nuestros productos. Además, podemos consultar a evofenedex nuestras dudas. Por ejemplo, un asesor empresarial de evofenedex prepara nuestras Fichas de Datos de Seguridad (MSDS), lo que evita retrasos en las fronteras y garantiza la entrega sin contratiempos de nuestros envíos de etanol”.
Adaptación a las condiciones locales
Moon Nguyen, coordinadora de logística y compras en Sasma, ahora presta más atención a las condiciones locales al acordar los ICC Incoterms® 2020. “Evaluar basándose únicamente en los costes o los riesgos es insuficiente. También debemos considerar los desafíos geográficos en el lugar de carga y en el destino para determinar la regla Incoterms® más adecuada para los diferentes pedidos”.
Concienciación y comprensión práctica
Cuando se le pregunta si los temas de formación son útiles para departamentos como el de ventas, Schouten responde con un sí rotundo.
“Mi opinión es que, si se vende algo, también se deben tener conocimientos básicos de todo el proceso de documentación. Es importante que el departamento de ventas sepa por qué debe comprobar si el cliente tiene licencia de importación. De lo contrario, acabo con un pedido en mi mesa que no podemos procesar. Todo es cuestión de concienciación: saber en qué fijarse. A menudo le digo a mi equipo: ‘Su trabajo se vuelve más agradable cuando entienden mejor lo que hacen y por qué es importante’”.
No todos los empleados se muestran entusiasmados al principio con las sesiones de formación obligatorias.
“A veces recibo respuestas como: ‘Ya me sé todo esto’. Y después de la formación, dicen cosas como: ‘No he sacado mucho en claro, ha sido un poco aburrido’. Pero aunque sea de forma subconsciente, sí que se benefician, porque empiezan a ver las cosas de otra manera y saben a qué estar atentos. El conocimiento se desvanece con el tiempo, por eso es tan importante la formación regular”.
Impacto práctico: menos errores, más velocidad
“Cometemos menos errores al preparar los pedidos”.
– Moon Nguyen, coordinadora de logística y compras en Sasma
Schouten observa que la formación ha hecho que los empleados sean mucho más eficientes.
“Además de reducir los errores, la gente trabaja entre un 10 y un 20 % más rápido. Adquieren más destreza en la redacción de documentos. Y, gracias a la formación, pueden ayudar mejor a sus compañeros y clientes. Lo ideal es que nos encarguemos de todo de la A a la Z por ellos, para que no tengan ninguna preocupación”.
Valora que evofenedex ofrezca una formación muy personalizada.
“Está muy hecha a medida. Podemos enviar casos prácticos y ejemplos de nuestros documentos con antelación, para que las sesiones traten directamente lo que hacemos. También ayuda que a menudo vuelvan los mismos instructores; ya están familiarizados con nuestra empresa y nuestros productos. También podemos acudir a evofenedex con preguntas. Uno de sus asesores empresariales prepara nuestras Fichas de Datos de Seguridad (MSDS), y un asesor de seguridad realiza nuestra auditoría anual, que es obligatoria para las empresas que comercian con mercancías peligrosas”.
Las condiciones locales importan
Los compañeros de Sasma Mitchell Stouthart (Ventas África) y Moon Nguyen (Logística y Compras) se unieron a la conversación, tras haber realizado varias formaciones en los últimos años.
“La formación en Incoterms® me ayudó especialmente a aplicar correctamente los ICC Incoterms® 2020 en los envíos a África”, afirma Stouthart.
“Los procedimientos aduaneros varían mucho de un país africano a otro, y los clientes esperan información clara sobre quién es responsable de qué. Gracias a la formación, ahora entiendo mejor cómo adaptar las condiciones de entrega a las situaciones locales. Esto ayuda a evitar retrasos en las fronteras y garantiza la entrega sin contratiempos de nuestros envíos de etanol”.
Nguyen añade: “Una valoración basada solo en el coste o el riesgo no es suficiente. También tenemos que considerar los retos geográficos tanto en el lugar de carga como en el de destino para decidir qué regla Incoterms® encaja mejor. Por ejemplo, hace poco recomendé utilizar Delivered at Place (DAP) en lugar de Ex Works (EXW) en un contrato porque el comprador carecía de experiencia con los procedimientos locales de carga y aduanas, algo que antes podría haber pasado por alto. Algunos clientes desconocen el proceso de importación de su propio país. Ofrecer DAP puede garantizar una gestión más fluida”.
Colaboración y enfoque al cliente
“Ahora entiendo mejor cómo alinear las condiciones de entrega con las condiciones locales”.
– Mitchell Stouthart, Ventas África en Sasma
Tanto Stouthart como Nguyen coinciden en que las formaciones han mejorado la colaboración entre departamentos.
Nguyen: “Gracias a la formación sobre el origen, puedo asesorar mejor al departamento de ventas sobre la información de origen más precisa para nuestros productos. Es algo complejo para nosotros porque importamos múltiples ingredientes y fabricamos en un país diferente”.
Stouthart: “En ventas, trabajamos estrechamente con los equipos de logística y documentación de exportación. Las formaciones han mejorado nuestra comunicación con los compañeros y nos han ayudado a anticipar lo que se necesita para el envío y los documentos. Esto aumenta nuestra fuerza colectiva, especialmente en mercados complejos como el africano”.
Nguyen añade: “Con más conocimientos sobre comercio y logística, puedo identificar mejor las responsabilidades de Sasma y los procesos logísticos. Y cometemos menos errores al redactar los pedidos”.
Stouthart continúa: “También aporta más confianza a la hora de preparar presupuestos. Los clientes en África suelen esperar que nos encarguemos de todo, mientras que las responsabilidades pueden variar según la regla Incoterms® utilizada. La formación en aduanas nos ayuda a explicarlo profesionalmente y a justificarlo legalmente, evitando disputas y costes sorpresa para los clientes”.
Una valiosa línea de apoyo
Stouthart valora especialmente la posibilidad de contactar con los instructores después de la formación.
“Tuvimos un contacto de seguimiento sobre un envío a Kenia, donde no estaba claro quién era responsable de los costes de despacho. Obtuvimos una respuesta rápida y útil. Fue como tener una valiosa línea de apoyo, incluso después de la formación”.
Para concluir: La formación conduce a la comprensión y a los resultados
Schouten concluye destacando cómo las experiencias de sus compañeros demuestran que las formaciones conducen a una mayor comprensión.
“Como se ha mencionado antes, cometen menos errores o ninguno. También son más capaces de apoyar a sus compañeros y clientes. De eso se trata todo esto. E, indirectamente, ahorra tiempo y dinero”.
